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COMMENT DOMICILER UNE SOCIETE AU LUXEMBOURG (GDL) ?

Temps de lecture : 10 minutes

Publié le  par  Jean-Pierre Berckmans

Abbaye de Neimënster

Domicilier sa société (personne morale) au Grand-Duché de Luxembourg consiste à établir le siège social de sa société à une adresse précisé. Cela ressemble à une tâche basique qui ne devrait pas poser de problème à priori.
Détrompez-vous !
En effet la loi a encadré cette démarche en 1999 en offrant une base légale a l’activité de domiciliation en identifiant un nombre limité de professions, elles aussi réglementées, autorisées à domicilier des personnes morales.

Quelles obligations découlent de cette fameuse loi entrée en vigueur le 31 mai 1999 ?

L’article 1er précise que « Lorsqu’une société établit auprès d’un tiers un siège pour y exercer une activité dans le cadre de son objet social et que ce tiers preste des services quelconques liés à cette activité, la société et ce tiers, appelé domiciliataire, sont tenus de conclure par écrit une convention dite de domiciliation. »
L’adresse de la société domiciliée correspondra avec celle du domiciliataire qui aura conclu la convention et donc l’ensemble des courriers légaux adressé officiellement à la société y sera réceptionné et devront y être conservés en original (registre des actionnaires/des parts sociales, autorisation(s) d’établissement, pièces comptables, assemblées générales ordinaires/extraordinaires, conseils d’administration, etc.)
Ce siège social, domicilié, ne requiert pas obligatoirement la mise à disposition de bureaux ni même de réception ou standard téléphonique (optionnel) mais il ne faut pas perdre de vue la notion de substance économique car un bureau virtuel s’apparente à une société de type « boîte aux lettres » ce qui mettra en danger la pérennité du montage.

En tous cas, les personnes morales à caractère commercial devront disposer de locaux en adéquation avec l’activité déployée.
La domiciliation peut aussi découler des besoins non-résidents désireux d’établir leur siège au Grand-Duché sans devoir y lancer une recherche de locaux souvent difficile en regard des conditions actuelles du marché immobilier. Le rôle du domiciliataire s’élargit donc régulièrement en se voyant mandaté pour des missions comme telles que le secrétariat, le soutien et le conseil juridique, social, la comptabilité, la gestion administrative et même certaines missions plus spécifiques visant la clientèle, les tiers ou autres intervenants de l’entité domiciliée.

La domiciliation est-elle une activité réglementée ?

Comme constaté ci-dessus la loi du 31 mai 1999 relative à la domiciliation des sociétés est établie et définit cette activité comme le service qui autorise une personne morale à utiliser l’adresse d’un domiciliataire comme siège social de sa société. Depuis les mesures tendant à renforcer la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, les 4ème et 5ème directive de l’Union Européenne et afin de mieux protéger le consommateurs ce service de domiciliation est réservé à des professions offrant les meilleures connaissances et garanties en matière de respect des dispositions légales sur les sociétés.
Découlant des points énumérés ci-dessus, des lois, règlements, circulaires que ce soit pour les banques et professionnels du secteur financier, d’un ordre tel que l’Ordre des Expert-Comptable (OEC) ou d’un conseil comme le Conseil de l’ordre des Avocats du barreau de Luxembourg pour les avocats ainsi que recommandations de la Commission de surveillance du secteur financier (CSSF) un cadre légal, réglementaire et doctrinal s’est établi.

Quelles sont les obligations du domiciliataire ?


Le domiciliataire est tenu, dans le cadre légal et réglementaire ci-dessus développé à différentes obligations dont celle de conclure une convention avec la société qui sera domiciliée à son adresse afin de formaliser le lien juridique entre les parties, les détails de l’accord et des services, quelconques, prestés le cas échéant.
Parmi d’autres choses la convention stipulera l’autorisation d’établissement du siège de la société à l’adresse du domiciliataire et détaillera les modalités, les coûts, les services à prester, les obligations mutuelles, individuelles, etc. et servira de preuve d’établissement de la société au Grand-Duché afin de servir, le cas échéant, de justificatif aux administrations, organismes financiers et tiers divers.

Points d’attention et contraintes de la domiciliation

Avant même la validation de la relation d’affaire, le domiciliataire est soumis à un devoir de vigilance du fait des obligations d’identifier le(les) bénéficiaire(s) économique(s), la société (si elle est déjà constituée) les personnes physiques et morales intervenant directement et indirectement dans la société.
Le domiciliataire doit, par ailleurs, identifier l’activité de son client mais aussi, les buts, y compris sous-jacents, poursuivis par la relation d’affaires ainsi que la provenance des fonds, géographique et économique afin de répondre aux obligations légales (Dues Diligences, compliance) en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.
De toute façon, il existe une obligation de renseigner l’identité de toutes les personnes physiques détenant directement ou indirectement plus de 25% de l’actionnariat, sous peine de sanctions sous forme d’amende, à la suite de la mise en place du Registre des Bénéficiaires Effectifs (RBE). Le domiciliataire doit aussi s’assurer du lieu réel d’établissement principal de la société ce dernier étant présumé être son siège statutaire.
La surveillance de la société domiciliée sera effective tout au long de la relation contractuelle via des contrôles internes, la réception et la prise de connaissance de tous les courriers et, la tenue de la comptabilité ou un accès consultatif illimité afin de suivre les recommandations de la CSSF. En cas de soupçons ou de manquement au dispositions légales le domiciliataire peut dénoncer la convention de domiciliation avec effet immédiat et, dans ce cas, publiera la dénonciation de la domiciliation auprès du Registre de Commerce et des Sociétés de Luxembourg (RCSL).

En conclusion

A l’analyse des éléments développés ci-dessus la domiciliation d’une société doit être réservée aux sociétés dites passives dotées d’un objet SOPARFI (holdings) ou de type SPF, destinée à la gestion d’un patrimoine familial, n’ayant pas d’activité commerciale. A la condition préalable de remettre l’autorisation d’établissement durant la durée de la domiciliation on peut aussi envisager de domicilier des sociétés dites « dormantes » ayant suspendu leur activité commerciale ou artisanale, auprès d’un domiciliataire, ce dernier assurant le suivi durant la période d’inactivité.